Urkundenbeschaffung in Polen
Urkundenbeschaffung/Genealogie/Erbenermittlung
In welchen Fällen können Ihnen die Auslandsvertretungen helfen?
Wir können in Ihrem Auftrag Personenstandsurkunden bei den Standesämtern in Polen anfordern. Jede Auslandsvertretung ist für unterschiedliche Woiwodschaften zuständig. Bitte richten Sie Ihre Anfragen an die jeweils zuständige Auslandsvertretung.
Hinweise zur Antragstellung
Wir können Urkunden bei den polnischen Standesämtern nur anfordern, wenn vollständige Angaben zu den Namen der Personen, sowie zu Datum und Ort des Standesfalles (Geburt, Eheschließung, Tod) vorliegen. Andernfalls ist die Beschaffung von Urkunden nicht möglich, da Anträge mit unvollständigen Angaben von den Standesämtern nicht bearbeitet werden. Bitte geben Sie nach Möglichkeit neben der ehemaligen deutschen auch die heutige polnische Bezeichnung des betreffenden Ortes an. Zur besseren geografischen Lokalisierung sollte auch der Kreis mitgeteilt werden, in dem sich der Ort befand.
Die polnischen Standesämter stellen Urkunden nach dem polnischen Personenstandsgesetz in polnischer Sprache aus. Es können vollständige und gekürzte Abschriften aus den Personenstandsbüchern erteilt werden. Die vollständige Abschrift („odpis zupełny“) stellt den Originaleintrag dar, Beischreibungen und sonstige Randvermerke sind separat aufgeführt. Gekürzte Abschriften („odpis skrócony“) geben den aktuellen Rechtsstand wieder und werden auf mehrsprachigen Vordrucken gem. dem Wiener CIEC-Übereinkommen Nr. 16 vom 08.09.1976 ausgestellt (so genannte internationale Personenstandsurkunden).
Ist der gesuchte Personenstandseintrag nicht vorhanden oder ist das Personenstandsbuch verschollen, stellen die Standesämter so genannte ‚Negativbescheinigungen’ (in polnischer Sprache) aus. Mit der Negativbescheinigung können Sie gegenüber deutschen Behörden den Nachweis führen, dass Sie versucht haben, aus den ehemaligen deutschen Ostgebieten die Personenstandsurkunde zu beschaffen.
Bitte beachten Sie, dass die Ausstellung von Personenstandsurkunden nur von Personen verlangt werden kann, auf die sich die Einträge in den Personenstandsregistern beziehen, sowie von deren Ehegatten, Abkömmlingen und Vorfahren. Andere Personen haben nur dann ein Recht auf Erteilung von Personenstandsurkunden, wenn sie ein rechtliches Interesse glaubhaft machen (§ 62 PStG). Eine gleich lautende Regelung enthält Artikel 83 des polnischen Personenstandsgesetzes.
Die Antragsberechtigung ist mit Dokumenten zu belegen. Es ist jeweils der Zweck, für welchen die Urkunde benötigt wird, anzugeben. Mit der schriftlichen Antragstellung ist Ihre Kostenübernahmeerklärung zu übersenden.
Wann können die Auslandsvertretungen nicht behilflich sein?
Urkundenbeschaffung bei polnischen Staatsarchiven
Urkunden, die bereits über einhundert Jahre alt sind, werden nicht mehr von den Standesämtern, sondern in mehreren regionalen Staatsarchiven aufbewahrt. Sie sollten sich in diesem Fall direkt an das Zentrale Staatsarchiv in Warschau wenden. Dieses leitet den Antrag - sofern alle notwendigen Angaben vorliegen - direkt an das regional zuständige Staatsarchiv weiter, welches Sie über die Höhe der zu erwartenden Kosten und die Modalitäten der Kostenerstattung informieren wird. Sie können in deutscher Sprache schreiben, die Beantwortung Ihrer Anfrage erfolgt jedoch auf Polnisch. Die Staatsarchive erteilen keine Personenstandsurkunden, sondern stellen Bescheinigungen über die Eintragungen in den Personenstandsbücher aus bzw. fertigen beglaubigte Fotokopien. Ist der gesuchte Personenstandseintrag nicht vorhanden oder ist das Personenstandsbuch verschollen, stellen die Staatsarchive so genannte ‚Negativbescheinigungen’ aus.
Genealogie und Erbenermittlung
Die Beschaffung von genealogischen Dokumenten für private Zwecke gehört nicht zu den Aufgaben der deutschen Auslandsvertretungen.
Weitere Informationen, Anschriften, Hinweise zu den Kosten und der Bearbeitungsdauer von Anträgen entnehmen Sie bitte dem Merkblatt zum Thema Urkundenbeschaffung [pdf, 81,27k] .
